Neue Regeln für geschäftliche E-Mails

Für steuerlich relevante E-Mails gelten seit Jahresbeginn strengere Regeln zur Aufbewahrung: In allen Unternehmen müssen sie wie Buchhaltungsbelege zehn Jahre lang archiviert werden, und zwar nach strengen Vorgaben. Die Speicherung muss revisionssicher sein, also im Originalformat erfolgen und nachträgliche Änderungen ausschließen. Hinzu kommt, dass die Dokumente über einen Index jederzeit auffindbar und auswertbar sein müssen.

„Es gilt nun für alle E-Mails das, was auch schon für die Buchhaltungsbelege vorgeschrieben ist“, teilt der Backoffice-Spezialist Ziel mit. Das neue Regelwerk der Finanzverwaltung heißt „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Eigentlich traten die GoBD, so die Abkürzung, bereits 2015 in Kraft, es wurde aber eine zweijährige Übergangsfrist eingeräumt, die nun ausgelaufen ist.

Burkhard Lindow, Chef des Technikanbieters Bosys, sieht für die Reisebüros deshalb „akuten Handlungsbedarf“. Das Thema digitale Archivierung werde „in der Reisebranche noch sehr stark unterschätzt“, meint er.

Bei der Konkurrenz von Midoco sieht man die Neuerungen bei den GoBD dagegen weniger dramatisch. Geschäftsführer Jörg Hauschild meint, dass in der Korrespondenz von Reisebüros „steuerlich relevante Prozesse wie Angebote und Rechnungen eher selten“ vorkommen. Archiviert werden müsse aber nur, was für Steuerprüfer von Belang sein könnte.

Technikanbieter Ziel gibt den Nutzern seines Systems Synccess vorsichtshalber eine Garantie für die vorschriftsmäßige Aufbewahrung der Dokumente und die datenschutzrechtlich einwandfreie Speicherung. Gewährleistet wird auch die unbedingte Herausgabe oder der Zugriff während der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist.

Bosys bietet für seine Vertriebsplattform, die bei einer Reihe großer Reisebüro-Organisationen im Einsatz ist, seit Anfang 2016 ein digitales Dokumentenarchiv an. Der Zugriff kann von den Agenturen über die jeweilige Bosys-Oberfläche gesteuert werden. Allerdings gehört die Archivfunktion nicht zum Standardpaket – sie muss bei der jeweiligen Vertriebszentrale gegen eine gesonderte Gebühr bestellt werden.

Wichtig ist, dass die Archivierungspflicht auch für Unternehmer gilt, die ihre Reisebüro aufgegeben oder verkauft haben. Deshalb bieten die Systeme den Dokumentenzugriff auch für ehemalige Kunden an, die das Mid- und Backoffice nicht mehr aktiv nutzen.