Von Jürgen Baltes
Vor den Feiertagen ist Tanja Buter viel unterwegs gewesen. Gemeinsam mit ihren Kolleginnen aus dem Geschäftsreise-Service des Westerwald Reisebüros in Montabaur hat sie den Geschäftskunden persönlich kleine Weihnachtsgeschenke vorbeigebracht. „Eine nette Abwechslung“, wie Buter findet, deren Alltag ansonsten vor allem durchs Telefon bestimmt ist.
Denn bei den Firmenkundenbetreuern von Derpart Travel Service gehen nach wie vor die meisten Anfragen telefonisch, per Mail oder auch noch per Fax ein. „Das ist ein ganz anderes Arbeiten als in der Touristik“, weiß Buter. Statt im Face-to-Face-Kontakt muss sie ihre Persönlichkeit über das Telefon ausdrücken. „Das Lächeln muss man über die Leitung hören“, sagt die erfahrene Verkäuferin.
Weniger intensiv seien die Kontakte dadurch aber nicht. Denn man baue oft langjährige Beziehungen auf, so Buter, etwa zu den Assistentinnen der Unternehmer. Dass es im Firmendienst des mittelständischen Reisebüros nicht nur um das einfache Abarbeiten von Buchungen geht, dürfte auch daran liegen, dass hier alle acht Mitarbeiter gleichberechtigt als Allrounder arbeiten.
Zu Buters Aufgaben gehören komplexe Fluganfragen ebenso wie Bahnbuchungen, das Verwalten von Bonusmeilen, die Beschaffung von Visa, die Pflege von Kundenprofilen und Reiserichtlinien oder das Kümmern um persönliche Vorlieben der Kunden. So weiß sie zum Beispiel, wo ihre Kunden im Flugzeug am liebsten sitzen. „Man darf nicht unterschätzen, wie wichtig der Sitzplatz für Geschäftsreisende ist“, sagt Buter. Wenn ein Wunschplatz nicht mehr verfügbar ist, setzt sie diesen täglich auf Option, in der Hoffnung, dass er wieder frei wird.
Dass der Alltag nicht eintönig wird, dafür sorgen auch immer wieder besondere Ereignisse. Gut erinnern kann sich Buter noch an einen Firmenchef, der am Flughafen Hongkong seine Kreditkarte liegen ließ. Die Assistentin bat daraufhin das Reisebüro um Hilfe. Dort reagierte man sofort, machte die Airport-Bar ausfindig, die Karte wurde gefunden. Nun musste man mit Firma und Flughafen konferieren, Genehmigungen und Vollmachten einholen, damit drei Tage später beim Rückflug ein Flughafen-Mitarbeiter dem Firmenchef die Karte wieder aushändigen konnte. „Das sind Momente, in denen wir unseren persönlichen Service ausspielen können“, freut sich Buter.
Die 41-Jährige hat sich ganz bewusst für den Firmendienst entschieden. Nach der Ausbildung in einem touristischen Reisebüro ging sie zu Hapag-Lloyd Geschäftsreisen und wechselte vor fast 13 Jahren ins Westerwald Reisebüro. Der Umgang mit Zahlen und großen Reiseetats liegt ihr ebenso wie die Analyse von Statistiken und die Suche nach Optimierungspotenzial. Denn zu Buters Aufgaben gehört es auch, gemeinsam mit den Firmenkunden regelmäßig Reiseströme, Buchungswege oder Partner unter die Lupe zu nehmen und nach Verbesserungen zu suchen. Nicht zuletzt ist Buter auch Administratorin für Booking-Engines wie Amadeus E-Travel, über welche Firmenkunden beim Reisebüro buchen.
Was man für den Job sonst noch braucht? Eigeninitiative, Fingerspitzengefühl, gutes Englisch und Teamfähigkeit, sagt sie. Denn in ihrem Team sei es auch wichtig, die Vorgänge der Kolleginnen im Blick zu haben und eventuell übernehmen zu können. Die Arbeitszeiten indes sind klar geregelt. Es gibt zwei Schichten, von 8 bis 17 und von 9 bis 18 Uhr. Und hin und wieder muss Buter auch samstags ran. Da ist der Firmendienst von 9 bis 12 Uhr für Notfälle erreichbar.
Profil: Anforderungen im Firmendienst
- Individuelles, eigenverantwortliches Arbeiten
- Belastbarkeit in Stresssituationen
- Versierter Umgang mit IT-Systemen, etwa CRS, Bahn oder Online-Booking-Engines
- Sicheres Englisch
- Freude am Telefonieren
