Reisevertrieb

Gastbeitrag: Was benötigt ein Reisebüro im Backoffice?

Gute und leistungsfähige IT-Systeme zu verwenden wird für Reisebüros immer wichtiger

Gute und leistungsfähige IT-Systeme zu verwenden wird für Reisebüros immer wichtiger. Foto: piranka/istockphoto

Gastautor Thomas Hoffmann

Gastautor Thomas Hoffmann. Foto: Thomas Hoffmann

Mit Blick auf den immer härter werdenden Wettbewerb innerhalb der Tourismusbranche – der sich seit Jahren durch Online-Reisebüros und neue Buchungskanäle intensiviert – wird es für Voll-Reisebüros immer wichtiger, gute und leistungsfähige IT-Systeme zu verwenden.

Es wird auch eine Zeit nach Corona kommen. Und darauf sollten Reisebüros gut vorbereitet sein", sagt unser Gastautor Thomas Hoffmann und gibt im Folgenden einige Tipps, was Reisebüros beim Thema Technik beachten sollten.

Mit Blick auf die Wünsche und Interessen der Verbraucher ist die Ausgangslage des stationären Vertriebs gut: Noch immer buchen Menschen ihre Urlaubsreisen in Reisebüros, weil sie den zuvorkommenden Service, die direkten Ansprechpartner und ähnliche Vorzüge schätzen (siehe hier). Moderne Softwares unterstützen beim Kundenservice, da sie die schnelle und richtige Verarbeitung von Kundendaten sowie -aufträgen garantieren.

Den Aufgabenbereichen der unterschiedlichen Offices kommt dabei erhöhte Bedeutung zu. Ein gutes IT-System muss auf die verschiedenen Bedürfnisse der drei Offices: Front-, Mid- und Backoffice zugeschnitten sein, damit die jeweiligen User es optimal nutzen können. Dieser Artikel beschäftigt sich konkret mit den Anforderungen, die das Backoffice an ein System stellt. Zuerst möchte ich Ihnen einen Überblick über die unterschiedlichen Funktionen der drei Offices geben.

 

Front-, Mid- und Backoffice

Allgemein umfasst das Frontoffice alle Leistungen, die das Reisebüro im direkten Kundenkontakt erbringt. Es unterstützt also den Kunden bei dessen Reiseplänen und stellt Angebote für ihn zusammen, die ihn interessieren könnten. Anschließend bucht es die Reise. Das Frontoffice beschäftigt sich also sehr unmittelbar mit Kundenwünschen.

Das Midoffice bildet, wie der Name schon vermuten lässt, die Schnittstelle zwischen Front- und Backoffice. Es erledigt Aufgaben, die zwar kundenbezogen sind, steht aber nicht im direkten Kontakt mit Kunden. Im Zuge dessen erstellt es beispielsweise:

  • Rechnungen
  • Flug- und Bahntickets
  • Reiseanmeldungen und -pläne
  • Voucher

Diese übermittelt das Midoffice dann dem Kunden – etwa per E-Mail oder auf Wunsch per Post. Auch den Zahlungsverkehr wickelt es ab. Dazu erfasst es Kundenzahlungen und regelt den Zahlungsverkehr mit Veranstaltern sowie Leistungsträgern.

In Verbindung damit ist es wichtig, dass das Midoffice Daten von der Buchhaltung erhält (also dem Backoffice). Dazu gehört die BWA, die die allgemeine Kosten- und Ertragslage erfasst (siehe hier). So können Kostenpunkte abgeglichen werden und man erhält ein umfassendes Bild von der finanziellen Lage des Reisebüros.

Das Thema CRM (Customer Relationship Management) fällt ebenfalls in die Zuständigkeiten des Midoffice. Es sammelt Informationen über Kundenaktivitäten und lässt sie dem Frontoffice zukommen. Dieses kann wiederum die Infos nutzen, um die Qualität der Beratungen zu verbessern.

 

Das Backoffice übernimmt die Aufgaben, die ohne jeglichen Kundenkontakt entstehen. Dazu zählen Verwaltungsaufgaben wie Buchführung und Controlling.

Während die Buchführung alle Bereiche von der Verwaltung bis zur Lohnbuchhaltung umfasst, deckt Controlling Schwachstellen beim Unternehmen auf. Außerdem setzt es kurz- sowie langfristige Ziele für den Betrieb und formuliert neue Leitfäden. Das Backoffice trägt also die Verantwortung für den langfristigen Erfolg des Unternehmens, indem es die Grundausrichtung vorgibt.

 

Anforderungen an IT-Systeme

Leistungsfähige IT-Systeme benötigen insbesondere das Mid- und Backoffice, da diese Daten sammeln, auswerten und verarbeiten. Eine Software, die auf den Reisesektor zugeschnitten ist, sollte also folgende Funktionen umfassen:

  • Verwaltung von Kundendaten/-profilen
  • Automatisches Versenden von Unterlagen
  • Möglichkeiten der Zahlungsabwicklung
  • Buchhaltungs-System oder Cash-Management-System mit automatischer Schnittstelle zwischen Buchhaltung und Bank.

Mittlerweile gibt es eine große Zahl von Programmen für die Tourismusbranche, die bei buchhalterischen Tätigkeiten, beim CRM und ähnlichen Dingen helfen. Für die Tätigkeiten im Backoffice sind in erster Linie solche interessant, die die Buchhaltung und Rechnungsführung übernehmen. Eine Liste der bekanntesten Anbieter, haben wir im Folgenden zusammengestellt. 

 

Lexoffice Lohn + Gehalt

Diese Software ist besonders einsteigerfreundlich und übersichtlich gestaltet. Sie besticht in erster Linie durch einen großen Funktionsumfang. Sozialversicherungsmeldungen, Lohnsteueranmeldungen etc. kann das Programm automatisch erstellen und an das Finanzamt schicken. Zusätzlich verarbeitet es Daten von bis zu 50 Mitarbeitern und ist dabei vergleichsweise preisgünstig. Wie die meisten Softwares bietet auch Lexware eine 30-tägige Probephase, während der sich User mit dem Programm vertraut machen können.

 

Datev Lohn und Gehalt compact

Diese Software bietet sämtliche elementaren Funktionen, die Reisebüros benötigen. Die Daten von bis zu 50 Mitarbeitern kann die Software bearbeiten, verlangt dafür aber einen recht stolzen Preis von knapp 47 Euro im Monat. Sie verfügt nur über eine geringe Zahl von ergänzenden Funktionen, dafür ist sie aber entsprechend benutzerfreundlich. Amtliche Bescheinigungen erstellt die Software nicht automatisch.

 

Argus Mid & Backoffice

Dieses Programm bietet eine Komplettlösung, die sowohl das Mid- als auch das Backoffice verwenden kann. Kundendaten verwaltet die Software automatisiert, Finanzbuchhaltung ist integriert. Auch Buchungssätze erstellt sie automatisch. Funktionen, die sich direkt an die Bedürfnisse der Tourismusbranche richten, sind unter anderem:

  •  Leistungsträgerabrechnungen und Kontoauszüge lassen sich per Knopfdruck ins Programm übernehmen
  •  Automatisiertes Mahnwesen
  •  Lastschriftzahlungen werden online eingezogen
  •  Auswertungen wie Journal, Kontenblätter, Kassenbuch etc. sind verfügbar.
  • Reservierungen können User aus Reservierungssystemen direkt in ARGUS übertragen.
  • Bestehende Kundendaten können Benutzer problemlos ins System übernehmen.

Käufer dieses Programms erwerben also eine All-Round-Lösung für unterschiedliche Geschäftsbereiche. Primär erleichtert es allerdings die Lohnbuchhaltung.

 

Sage Business Cloud

Diese Software verwendet ein Cloud-System, um Benutzern einen umfassenden Zugriff auf Daten und Informationen zu ermöglichen. Der Vorteil ist, dass Mitarbeiter von verschiedenen Standorten aus mit dem internen Speicher, der beispielsweise Kundendaten erfasst, arbeiten können. So sind Reisebüros insbesondere in Zeiten der Ansteckungsgefahr durch Corona flexibler. Die Cloud-Lösung macht es Mitarbeitern beispielsweise möglich, von zu Hause zu arbeiten.

Weiterhin erstellt das Programm selbstständig Serienrechnungen, macht Überweisungen, gleicht Daten mit Steuerberatern sowie Finanzämtern ab und verfügt über PayPal-Integration.

Es ist allerdings recht teuer, da pro Mitarbeiter, den die Software erfassen soll, Kosten von 5,90 Euro anfallen."

   

ZUR PERSON

Thomas Hoffmann

wurde 1964 in Berlin geboren und ist dort aufgewachsen. Nach seinem Abitur studierte er Germanistik und Amerikanistik und arbeitete daraufhin als freier Journalist und Übersetzer. Im Zuge dieser Tätigkeit kam er in Kontakt mit betriebswirtschaftlichen Themen und eignete sich ein umfangreiches Wissen an. Spezialisiert hat er sich auf Themen rund um Existenzgründung, Buchhaltung und Personalführung.

Erreichbar ist Hoffmann unter folgender Mail-Anschrift: thomas_hoffmann1(at)gmx.net.

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