Digitale Anträge, strengere Prüfungen und viele formale Hürden: Der Visa-Prozess hat sich in den vergangenen Jahren deutlich verändert. Experte Alexander Braun, Head of Public Relations & Marketing von Visum.de/Visa Dienst Bonn, erklärt, worauf es heute ankommt – und wo die größten Stolpersteine liegen.
Herr Braun, Sie unterstützen seit mehr als
25 Jahren unter anderem Reisebüros beim Beantragen von Visa und elektronischen Genehmigungen. Was hat sich verändert?
Der gesamte Prozess ist viel komplexer geworden. Früher wurde ein Formular ausgefüllt, ein Foto aufgeklebt und der Pass im Konsulat eingereicht. Heute läuft vieles digital. Zahlreiche Länder stellen elektronische Visa aus, die als PDF mit QR-Code generiert werden. Der Antrag erfolgt online – häufig nur auf Englisch – inklusive Upload von biometrischem Foto und Pass-Scan. Dabei spielen Dateiformate, Pixelgröße und Dateigrößen eine große Rolle. Das überfordert viele Antragsteller. Und eine Kreditkarte zur Zahlung der Antragsgebühren hat ja auch nicht jeder.
Sicherlich spielt da auch die Psyche eine Rolle?
Absolut. Viele Menschen fühlen sich sicherer, wenn sie einen persönlichen Ansprechpartner haben. Fehler lassen sich im Nachhinein nicht immer korrigieren. Manche Staaten ermöglichen Änderungen, andere verlangen einen komplett neuen Antrag – inklusive neuer Gebühren.
Wann vor der Reise sollte man ein Visum beantragen?
Als grobe Richtlinie gilt: etwa drei Monate vor Reisebeginn. Viele Visa sind ab Ausstellung drei Monate zur Einreise gültig. Zudem sollte man frühzeitig prüfen, wie lange der Reisepass noch gültig ist oder ob er ersetzt werden muss. Ich rate den Reisenden dazu, sich frühzeitig zu kümmern. Läuft etwas bei der Beantragung schief oder das Visum wird abgelehnt, hat man dann noch Zeit, persönlich im Konsulat vorzusprechen. Allerdings sind Termine dort nicht immer zeitnah verfügbar. Zu den Hauptreisezeiten wartet man schon einmal sechs bis acht Wochen auf einen Interview-Termin.
Gibt es Länder, bei denen es besonders kompliziert ist?
Die Prozesse unterscheiden sich von Land zu Land stark. Für Indien etwa ist der Fragebogen mit fünf Seiten sehr umfangreich. Abgefragt werden zahlreiche Daten, zum Beispiel zur Nationalität der Großeltern. Das hängt häufig mit politischen oder historischen Hintergründen zusammen. Und auch die USA haben ihre Verfahren verschärft.
Wissen Sie schon Näheres zu den Verschärfungen in den USA?
Noch nicht (Stand Ende Februar 2026, Anmerkung der Red.). Die Antragsmasken wurden bislang nicht verändert. Sollte das passieren, müssen wir reagieren und unsere Unterlagen entsprechend anpassen. Im Esta-Fragebogen gibt es ja bereits Fragen zu sozialen Medien, bislang aber ohne verpflichtende Kontrolle. Wie weit das überprüfbar ist, weiß sowieso niemand genau. Bei Reisen in die USA sollte man grundsätzlich vorbereitet sein.
Wie oft werden touristische Visa abgelehnt?
Selten. Aber es kommt durchaus vor. Sensibel wird es häufig bei bestimmten Berufsgruppen.
Bei welchen zum Beispiel?
Medienschaffende, Personen im religiösen Berufsumfeld, Militärangehörige oder Mitarbeitende von Sicherheitsbehörden werden oft genauer geprüft. Das sollten Mitarbeiter von Reisebüros wissen, wenn sie Visa beantragen. Teilweise sind zusätzliche Erklärungen oder eidesstattliche Versicherungen erforderlich, dass man ausschließlich zu Urlaubszwecken reist. In Einzelfällen kann ein Antrag auch ohne Begründung abgelehnt werden.
Kann man dagegen vorgehen?
Man kann um einen Interview-Termin beim zuständigen Konsulat bitten. Ich hatte mal den Fall, dass eine Kochbuch-Autorin Belegexemplare vorlegen musste. Erst dann wurde ihr Visum genehmigt. Das war allerdings vor sehr vielen Jahren.
Was sind typische Fehler bei Visa-Anträgen?
Am häufigsten passieren Fehler bei den Passdaten – Zahlendreher in der Passnummer, falsche Schreibweisen oder Probleme mit Umlauten. Maßgeblich ist in der Regel die maschinenlesbare Zeile im Reisepass. Schon ein kleiner Übertragungsfehler kann dazu führen, dass das Visum ungültig ist. Auch Einreisedaten müssen exakt stimmen und überprüft werden. Ein Nachtflug mit Ankunft am Folgetag kann beispielsweise Auswirkungen auf die Gültigkeit des Visums haben.
Gibt es weitere Fallstricke?
Ja, etwa bei biometrischen Fotos. Indien verlangt beispielsweise ein quadratisches Format von 5 mal 5 Zentimetern statt des in der EU üblichen Formats von 3,5 mal 4,5 Zentimetern.
Das hört sich sehr kompliziert an. Sollte man nicht vielleicht erst das Visum beantragen und dann die Reise buchen?
Wenn möglich, ja. Aber manche Staaten verlangen für das Erteilen eines Visums eine Buchungsbestätigung. Dann geht das natürlich nicht. Aber wie gesagt, das Touristenvisum ist in aller Regel recht unproblematisch.
Wann wird es kompliziert?
Viel komplizierter wird es für Business- und Arbeitsvisa. Wenn es nur zu Meetings geht, geht es noch. Wenn der Antragsteller aber beispielsweise zu Montagearbeiten vor Ort ist, dann fordern einige Staaten häufig viele weitere Unterlagen. Das geht von Verträgen bis hin zu Garantievereinbarungen, Handelsregisterauszügen und Steuerauskünften.
Visum.de/Visa Dienst Bonn
Seit 1997 kümmern sich Experten in Berlin, Frankfurt am Main und München um die Beantragung von Visa weltweit sowie zahlreiche weitere Reise-Services.
Sie arbeiten unter anderem mit Reisebüro-Kooperationen und Veranstaltern zusammen und bieten beispielsweise Pakete an mit allen Infos rund um das Procedere und auf Deutsch. Diese können digital oder ausgedruckt an die Kunden verschickt werden. „Gerade die ältere Generation bevorzugt es, Unterlagen in Papierform auszufüllen“, sagt Visum-Experte Alexander Braun.
Weitere Infos gibt es auf visum.de.